Miten Päihdepsykiatria- seminaari syntyy?
Seminaarin järjestäminen on iso työ. Katsotaan sitä mistä tahansa näkökulmasta. Se on myös erittäin antoisa työ ja tästä syystä innostun aina, kun aloitan uuden tapahtuman suunnittelun.
Päihdepsykiatria 2023- seminaari järjestettiin 20.4.2023 Helsingissä. 4 päivää tämän jälkeen kaivoin työpöydälleni ruutuvihkon, johon aloin laittamaan mielessäni olevia aiheita ylös.
Samalla varasin hotellin, jossa vuoden 2024 seminaari järjestetään. Tätä edelsi tarjouspyyntöjen ja vastaanotettujen tarjousten suma. Lisäksi yhteydenotto striimituottajaan ja pyyntö laittaa seuraava tapahtuma kalenteriin.
Muutama päivä tämän jälkeen lähetin ensimmäisen sähköpostin potentiaaliselle luennoitsijalle.
Sen jälkeen kävin kaikki vuoden 2023 seminaarin palautteet läpi ja sieltä nousi lisää aiheideoita ja ruutuvihkoni alkoi täyttymään.
Aiheiden valinnan jälkeen piti löytää henkilöt, joilla on jotain sanottavaa näistä aiheista. Onneksi verkostossani on loistavia ammattilaisia, joita voin lähestyä ajatuksillani. Mutta kaikkea ei löydä läheltä.
Siksi perinteinen googlettaminen on isossa roolissa. Nettiä selaamalla löytyi artikkeleita ja muita kirjoituksia. Lisäksi on some, jonka kautta olen "tutustunut" moniin ammatilaisiin. Sillä tavalla löytyi puhujat. Jälleen sähköpostiyhteydenottoja, joissa kerroin tapahtumasta, kohderyhmästä ja siitä, mitä odotan puhujilta.
Yhteydenottojen jälkeen neuvotteltiin puhujien palkkiot ja aikataulut sekä luentotiivistelmien ja puhujaesittelyjen lähettäminen.
Loppusyksyllä 2023 seminaarin ohjelma ja aikataulu alkoi valmistumaan. Seminaariin liittyvien sähköpostien määrä oli suuri ja on sitä aina.
Alkukesästä 2023 neuvottelin myös pääyhteistyökumppanini kanssa yhteistyön jatkosta ja alkuvuodesta 2024 toinen yritys lähti mukaan yhteistyökumppaniksi.
Kun seminaarin nettisivut ja ohjelma ym. saatiin valmiiksi, oli aika laittaa seminaari myyntiin. Sitä ennen pitkähkö pohdinta siitä, mitä osallistuminen maksaa. Hinnoittelu on hankalaa. Kulut ovat nousseet kautta linjan, asiantuntijoille kuuluvat asianmukaiset palkkiot, hotelli maksaa, markkinointi maksaa ja koska tämä on minun työ, olisi mukava saada myös omat laskut maksettua.
Kun seminaari oli saatu myyntiin, alkoi markkinointi. Käytin ja käytän edelleen Facebookia ja perinteistä printtimainontaa. Printtimainoksia lähetin eri organisaatioihin noin 200.
Yhteenvetona:
- Valitaan seminaaripäivä
- Valitaan seminaaripaikka ja varataan se sekä neuvotellaan ehdot, nettiyhteydet, kokoustekniikka, ruokailut ym.
- Varataan striimituottajan kalenterista tilaa
- Keksitään seminaarin aiheet
- Keksitään aiheille puhujat
- Neuvotellaan puhujien kanssa kaikki asiat kuntoon
- Luodaan budjetti (ei ole vahvin osaamisalueeni)
- Hinnoitellaan osallistuminen
- Päätetään päivä, jolloin perutaan tapahtuma, jos osallistujia ei ole tarpeeksi
- Tilataan seminaarikortit ym. osallistujille jaettava materiaali
- Laitetaan ilmoittautumisjärjestelmä kuntoon = tapahtuma myyntiin
- Lisätään kaikki informaatio tapahtuman nettisivulle ja päivitetään sivuja jatkuvasti
- Tehdään mainokset someen ja laitetaan ne aktiivisiksi ja postitetaan printit
- Pidetään yhteyttä puhujiin, seminaaripaikkaan, striimituottajaan ja yhteistyökumppaneihin
- Vastataan asiakkaiden kysymyksiin
- Otetaan ilmoittautumisia vastaan sähköpostilla
- Jännitetään sitä, tuleeko seminaariin kukaan
- Tehdään suunnitelma B siltä varalta, että joku puhuja tai useampi puhujaa sairastuu, eikä pääse paikalle.
Tällainen yhden päivän seminaari vaatii paljon, mutta myös antaa erittäin paljon. Palautteet aikaisemmista seminaareista ovat olleet pääosin positiivisia. Mukana on myös rakentavia ajatuksia ja aiheideoita. Tästä syystä kerään aina palautteen.
Tällä tavalla syntyy seminaari. Sama kaava toistuu kaikkien seminaarieni kohdalla. Vaikka välillä pumppu hakkaa, olen onnellinen, että saan tehdä tätä.
Lopuksi vielä usein toistamani lause: Ilman osallistujia ei ole seminaareja. Kun perustin yritykseni 1.6.2017, asetin yhdeksi tavoitteeksi tuottaa laadukkaita, järkevän hintaisia ja helposti saatavilla olevia koulutuksia.